資料作成はコツさえ掴めば、誰でもわかりやすくて質の高いものにすることができます。スキルを身に付けることで、社内で営業資料やプレゼン資料を作成するだけでなく、仕事として受注することも可能です。
本記事では、資料の質を上げるコツを思考面とテクニック面に分けてご紹介します。資料作成を仕事にしている人やこれからしたい人、在宅で仕事を始めたい人は要チェックです。
資料作成を仕事にするとは？
アウトソーシングが当たり前になりつつある現在、資料作成の代行業務も多く存在します。ココナラやクラウドワークスなどのクラウドソーシングやTwitterを利用すれば、個人でも資料作成業務を受注することが可能です。
「代行」だからこそ気をつけるべきポイント
資料作成を仕事として受注するときには、自社の資料作成で求められる見た目やわかりやすさ以外にも意識するべきポイントがあります。
例えば、会社で資料を作成するときには自分が関わっているサービスやプロジェクトについてまとめることが多いですよね。一方、委託で資料を作成するときは、自分の知見がない事柄についてまとめなければならないこともあります。まずは自分が資料の内容を理解する力、そしてそれを表現する力が求められるのです。
また、資料作成代行は納期が短い傾向があります。これは社内で手が回らず依頼するケースが多いから。そのためデザイン性やわかりやすさ以外にもスピード感を持って作成することが重要です。
意識するだけで変わる！資料制作の考え方のコツ3つ
わかりやすい資料とは見た目やデザイン性だけではありません。考え方のコツを意識することで、ただ整っているだけではなく内容面も充実した資料にすることができますよ。
資料作成で意識すべき考え方のコツ3つを紹介していきます。
何のための資料か確認する
何のために利用する資料かを把握することで目的に適した資料を作成することができます。一言で「資料」作成といっても、プレゼン用やサービス紹介など用途はさまざま。
例えば同じサービスについての資料を作成する場合でも、営業資料ならメリットや魅力が伝わるように作成しますが、ホワイトペーパーならユーザーの興味を引くことが第一優先となります。
資料の目的を把握すれば誰が見るのかをイメージすることができ、読者目線のわかりやすい資料を作成することができますよ。
資料の構成を考える
資料作成に取り掛かる前に、資料の流れや目的を洗い出した構成を作成しましょう。いきなりパワーポイントやワードを開いて、スライド作成を始めていませんか？それではただ情報を並べただけで脈絡のない資料になってしまいます。
はじめに構成を考えることで資料のゴールを確認することができ、そこに向けてどのように流れを作るかを明確にすることが可能です。
文章は最小限に
資料内の文章量を少なくすることで、視覚的にシンプルになりわかりやすくなります。
資料は読むものではなく「見るもの」なので、パッと見て理解できることが理想です。
プレゼン用の資料であれば、営業担当が口頭でも説明するため、その中でも最も重要なエッセンスを視覚に残したり、理解の補足を促したりすることが目的になります。そのため、視覚的なわかりやすさは欠かせません。
ホワイトペーパーなど、補足の説明がない場合でも文章量を抑えることで、離脱を防ぐことができますよ。
これさえ守ればわかりやすさ◎資料制作のデザインのコツ5つ
資料の見た目をわかりやすくするためには、デザイン面のテクニックも必要です。しかし、資料作成で求められるのはバナー制作やwebデザインで使うデザイン「センス」ではありません。文字や色の使い方のコツを掴むだけで、見た目が整ったわかりやすい資料にすることが可能です。
ここからはわかりやすい資料作成のためのデザイン面のテクニックを紹介します。
1スライド1メッセージ
1スライドには1つのメッセージを記載するようにしましょう。いくつもの情報を盛り込むと文量が増え見にくい上に、重要な要素がどれか分かりにくくなってしまいます。
伝える内容を１つに絞ることで、視覚的に読みやすくなるだけでなく、要点を理解しやすくなります。例えば企画のプレゼンに使用する資料なら、「課題」「目標」「具体的な施術」というようにステップごとに分けて作成しましょう。
文字を統一する
資料内の文字のフォントや色を揃えたり、サイズにルールを持たせたりすることで読みやすくなります。文字のフォントは「メイリオ」もしくは「ゴシック体」を使用しましょう。線に太さがあるため、パッと目に入りやすいです。
文字の色は、黒よりも「濃いグレー」や「濃い紺色」がおすすめです。白地に黒い文字だと、反対色のため目が疲れる原因に。少し柔らかい色を使用するといいですよ。
色は3色までに絞る
資料内で使う色は、多くても３色までに絞りましょう。重要なところや目立たせたい箇所すべてに色を使うと、ごちゃごちゃしてどれが重要なのかわかりにくくなってしまいます。
3色の使い分けは、本文、スライド内で最も伝えたいこと、補助色とするとバランスがよくなります。
オブジェクトの位置を揃える
スライド内に画像やグラフなど複数のオブジェクトを配置する場合、高さや横幅を揃えましょう。レイアウトを整えることで、見た目に統一感が出てスッキリとした印象に。読み手の目線も定まるため、資料の内容に集中させる助けにもなりますよ。
余白を作る
スライドに余白を作ることを意識してテキストや図表を配置しましょう。スライドいっぱいにオブジェクトを挿入すると、ごちゃごちゃした印象になり、重要なことがわからなくなってしまいます。
適度な余白を残すことでスッキリした資料になり、要所がわかりやすくなりますよ。
コツを掴んで質の高い資料作成をしよう
資料作成について、考え方やデザインのコツを解説しました。理解しやすい構成や見やすいデザインにすることで資料の質はグンと上がります。
資料作成はコツさえつかめば質の高いものを作ることができるため、在宅ワークや副業とも相性が良いです。今回紹介したコツを利用して企業に求められる資料を作成しましょう。
