これまでも在宅ワークを導入してきた企業は少なからずあったものの、日本ではなかなか定着には至っていませんでした。しかしコロナウイルスの影響から在宅ワークの導入が増え、そこで注目されたのがWeb会議システム。
Web会議システムによって在宅ワークが可能業務が広がり、今や欠かせないツールとなっています。しかしWeb会議システムと言ってもさまざまな種類があり、どれを導入するか迷ってしまうのではないでしょうか。
そこで今回は在宅ワークにおすすめのWeb会議システムについてご紹介いたします。Web会議システムをこれから導入する、別のシステムに乗り換えを検討しているという方は、ぜひ参考にしてみてください。
在宅ワークで注目を集めるWeb会議システム
在宅ワークを導入する企業が増えたなか、それに伴いさまざまなWeb会議システムも注目されるようになりました。
仕事に欠かせない打ち合わせや会議をリモートで実現するために必須であるWeb会議システム。まずはその特徴やメリット・デメリット、そして選び方についてお伝えしていきます。
Web会議システムとは
Web会議はPCやスマートフォン、タブレットのデバイスを通して、好きな場所・時間で行える会議のこと。そこで利用されるのがWeb会議システムです。
Web会議システムがあることで、会議に特化した機能が利用でき、リモートでもコミュニケーションが取りやすくなります。例えば会議時間や出席者の設定、PC画面の転送やテキスト入力などの機能が代表的です。
アプリをインストールしアカウントを作成するだけで利用できる、クラウド型のWeb会議システムが主流となっています。
Web会議システムのメリット・デメリット
在宅ワークに欠かせないWeb会議システム。そして今後は在宅ワークに限らず、社外との取引などでもWeb会議システムがさらに活用される傾向にあります。そんなWeb会議システムのメリット・デメリットについても確認してみましょう。
Web会議システムのメリット
・移動の手間や交通費が省ける
・場所の制限なく、会議ができる
・クラウド型であればサービスをインストールしてアカウントを作成するだけで利用できる
・かかる費用はシステム利用料のみ、中には無料で利用できるものもある
・システム上で資料の共有ができるので、会議の準備が手軽になる
在宅ワークだけでなく、今後の働き方改革の推進を後押しするのもWeb会議システムでしょう。都合が合わずになかなか実現しなかった打ち合わせも、Web会議システムを活用すれば実現しやすくなります。
またそれだけでなくコストパフォーマンスの良さや、ペーパーレス化に伴うコスト削減の実現も可能です。
Web会議システムのデメリット
・回線や通信状況に左右される
・会議の臨場感がなくなる
・サービスによっては大人数の会議に向かない
・表情や雰囲気が伝わりにくい
一方で通信・回線環境に依存してしまうため、状況や場所によっては快適に会議ができないデメリットもあります。画質が落ちてしまったり、画面がフリーズしてしまうなどのトラブルは想定しておくべきといえます。
また対面できないことから、相手や周りの表情・雰囲気が読み取りにくく、会議が進行しにくいことも考えられます。会議の内容によっては、オフラインの方が適している場合もあるでしょう。
Web会議システムの選び方
Web会議システムにはさまざまなサービスがありますが、現在は実にさまざまな種類があります。導入の際には以下のようなポイントを確認して、最適なWeb会議システムを選んでみましょう。
・最大でどれくらいの人数規模でWeb会議をするか
・どのような目的Web会議をするか
・Web会議でどのような機能が必要か
特に人数に関してはどのシステムを導入するか決めるにあたり、重要なポイントです。画質や音質、機能の使い勝手なども含めて、利用しやすいシステムを導入することでWeb会議の利用が浸透するでしょう。
在宅ワークにおすすめのWeb会議システム5選を比較
では実際に在宅ワークにおすすめのWeb会議システムを5つご紹介いたします。それぞれの特徴やプラン詳細、利用可能な機能なども含めて比較してみましょう。
①Zoom
ZoomはWeb会議システムの中でも在宅ワークの導入に伴い特に注目され「Zoom飲み会」という言葉も浸透したほどですZoomはWeb会議に特化したサービスで知名度も高く、多くの企業が導入しています。
特徴的な点は会議の主催者がURLを送り招待することで、簡単に会議に参加できること。必ずしもアカウントを取得する必要がなく、Zoom利用ユーザー以外とも気軽にWeb会議ができます。
また登録も簡単で、Zoomアプリをインストールしアカウントを登録するだけ。既存のGoogleやSNSアカウントを利用して登録ができるので、手間が省ける点も嬉しいポイントです。
無料でも十分な機能が取り揃っており、1対1の会議であれば無制限、3名以上の会議であれば40分まで無料で利用できます。有料版にアップデートすればビジネスで活用できるさらに便利な機能が使えます。
料金／1ホストあたり
・無料
・プロ：月額2,000円
・ビジネス：月額2,700円
・エンタープライズ：月額2,700円
②Webex
WebexはZoomと並ぶ知名度と利用率を誇るWeb会議システムです。基本的な機能はZoomと大きな差はありませんが、無料版でいえば人数制限はないものの、50分間の制限があります。
また招待URLがあれば、アカウント未作成であっても簡単に会議に参加できます。Webexは通信の安定性とセキュリティ面での評価が高く、重要な内容のWeb会議を頻繁に行うにはおすすめ。そのためZoomはより気軽なWeb会議に、Webexは大切な会議の際に利用するなど使い分けるのも1つの手です。
料金／1ホストあたり
・Starter：月額1,490円
・Plus：月額1,980円
・Business：月額2,980円
③Teams
Teamsはマイクロソフトが展開しているWeb会議システムです。Web会議だけでなくチャットや通話など、1つでさまざまなツールの役割を果たします。ExcelやPowerPointなどをリアルタイムでアクセス・共有・編集できる点が特徴的です。
多くのビジネスマンが利用しているOffice365と連携できるのは、マイクロソフトが展開するWeb会議システムならではといえます。
またOffice365を利用していればTeamも無料で利用できるため、他の新しいツールを導入するよりもハードルが低いでしょう。
普段からマイクロソフトのツールを利用しているのであればWeb会議の面も含めて、さらなる業務効率化に期待できます。
料金／1ユーザーあたり
・無料
・Business Basic：月額540円
・Business Standard：月額1,380円
・E3：月額2,170円
④ハングアウト
ハングアウトはGoogleが展開するWeb会議システム。2020年5月からハングアウトは「Google Meet」と「Google Chat」に移行しており、ハングアウトは2020年内に終了する見込みです。
GmailやChromeを利用しており、Googleアカウントがあれば簡単に利用できる点が特徴です。Web会議だけでなく、チャットなどを活用した社内コミュニケーションツールとしての役割も果たします。
インターネット環境さえあれば、PCでもスマートフォンでも手軽にWeb会議が始められます。Google Meetでは最大100人のWeb会議、Google Chatでは1つのルームで最大8,000人とメッセージができる規模感もGoogleならではのおすすめポイントです。
上位プランほどセキュリティが強化され、ビジネスシーンでも安心して利用できます。
料金
・無料
・Basic：月額680円
・Business：月額1,360円
・Enterprise：月額3,000円（法人向け）
⑤V-CUBEミーティング
V-CUBEミーティングはWeb会議のクラウド市場で、長年の実績を誇るサービス。世界最新の映像・音声技術を用いているため、快適なWeb会議が実現できます。
通信環境が安定しない場合でも、可能な限り高画質に自動調整してくれるため、接続が途切れるトラブルが少ない点が特徴です。
セキュリティ面にも強みがあり、安全と信頼性を証明する「ASP/SaaS情報開示制度」に認定されています。そのため重要な内容をWeb会議で扱う機会が多い際には、おすすめのWeb会議システムです。
またOffice365とも連携できるので、業務効率化にも期待できるでしょう。さらにリアルタイム翻訳機能もあるため、海外とのWeb会議を行う機会がある場合にはおすすめです。
料金／ポート（同時接続数）あたり
・無料トライアルあり
・ローカルプラン：初期費用5,500円／月額11,000円
・グローバルプラン：初期費用5,500円／月額13,000円
まとめ
今回は在宅ワークにおすすめのWeb会議システムについてお伝えいたしました。
在宅ワークの傾向は今後も続き、将来的には在宅ワークが主流になるかもしれません。そんななかでWeb会議の機会も増え、Web会議システムの利用は欠かせなくなります。
Web会議システムによってもサービスによって特徴や料金、利用できる機能が異なるため、業務に合った最適なものを選ぶことがポイントです。
業務効率化が実現できるようにも、さまざまなWeb会議システムを比較して、最適なものを導入してみてください。
あなたのものがたりを商品化して本当にやりたい使命を
お仕事にしたい方はこちらの無料メール講座にご登録ください。
