本記事ではGoogleスプレッドシートの使い方を、初心者さんでもわかりやすいよう解説いたします。Googleスプレッドシートは無料で使えるとは思えないほど、仕事の効率化が図れる機能が充実。基本的な操作方法に加えて便利な活用アイデアも紹介しますので、スプレッドシートの使い方を知りたい方は必見です。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートとは、Excelと同じような機能が使えるGoogle社提供のサービスのことです。
MicrosoftのExcelは有名ですよね。例えばデータの統計を取ったりグラフを作成したりなど、あらゆるビジネスシーンで役立つ機能です。しかしながらExcelは基本的に有料ソフトを購入しないと使えません。
一方でスプレッドシートは、Googleのアカウントさえ持っていれば全て無料で使用できます。またExcelのようにソフトをインストールする必要がありません。インターネット上のブラウザで使用できるため、使い勝手も良いんです。
さらに同じくGoogleが提供するChromeを介して使うことで、Excelファイルをスプレッドシートで編集したり、スプレッドシートの形式で保存したりすることも。
無料にも関わらず、Excelに引けを取らないどころかさらに便利な機能もプラスされる、それがGoogleスプレッドシートなんです。
【初心者向け】Googleスプレッドシートの使い方
Googleスプレッドシートの使い方はとてもシンプルで簡単。基本的な操作を一度覚えれば、色々と応用して使えるようになります。初心者さんがつまずきやすい使い方の項目を、いくつか見ていきましょう。
ログイン方法
1.webブラウザ(Chrome推薦)でGoogleのトップページを開く
2.Googleアカウントでログインをする
3.トップ画面右上にある●が正方形に並んだメニューアイコンを選択する
4.メニューからスプレッドシート(緑のアイコン)を開く
以上でスプレッドシートにログインでき、そのまま使用できます。
Googleアカウントにログインするには、お使いのブラウザで「Google」と検索するとトップページがヒットしますので、そこからアクセスしてください。
次に画面右上にある「ログイン」を選択し、メールアドレス(または電話番号)とパスワードを入力すれば、Googleへのログインは完了します。
列や行を固定する方法
スプレッドシートでサイズの大きい表を使う場合、スクロールしても一番上の項目が固定されていると、見やすくて便利ですよね。
列や行を固定して、表を見やすくする方法を説明いたします。
1.固定したい列または行を選択する
2.画面上にある[表示]→[固定]を選択する
3.固定する列数または行数を選択する
以上の操作で、列や行を固定できます。
固定を解除したい場合は[表示]→[固定]から[列なし]または[行なし]を選択してください。
チェックボックス機能を使用する方法
チェックボックスは、持ち物リストやアンケート用紙として使うのに便利な機能です。2018年にスプレッドシートでも使えるようになりました。
チェックボックスの使い方は以下の通りです。
1.チェックボックスを置きたいセルを右クリックする
2.[データの入力規則]を選択する
3.ダイアログボックスが表示されるので[リストを範囲で指定]→[チェックボックス]を選択する
4.[カスタムのセル値を使用する]にチェックを入れる
5.[チェックマーク付き]と[チェックマークなし]の両方に値を入力して[保存]を選択する
以上でセルにチェックボックスが置かれます。
シートを複数人で共有する方法
1.共有したいスプレッドシートを開く
2.右上の[共有]を選択する
3.共有したいユーザーのメールアドレスを入力する
4.アドレス欄右にあるタブから権限を選択する
5.[送信]を選択する
以上でシートの共有ができるようになります。
権限は3種類です。
■閲覧者…シートの閲覧ができるようになる
■閲覧者(コメント可)…シートの閲覧に加えてコメントもできるようになる
■編集者…シートの閲覧とコメントに加えて編集もできるようになる
以上の中から共有したい相手への権限を選択しましょう。
また、メールアドレスを使用しなくてもシートのリンクを取得することで、シートを共有することもできます。
1.共有したいスプレッドシートを開く
2.右上の[共有]を選択する
3.[リンクを取得]の欄から[リンクを知っている人全員に変更]を選択する
4.権限を選択する
5.[リンクをコピー]を選択する
以上でリンクを知っている人ならシートにアクセスできるようになり、クリップボードのURLがコピーされた状態になります。
あとは共有したい人にシートのURLを送りましょう。
仕事の効率化！スプレッドシートの活用アイデア
基本的な使い方に加えて知っていると助かる、スプレッドシートの活用アイデアをご紹介します。ビジネスシーンで役立つ活用法ですよ！
ToDoリストを複数の端末から確認できる
こちらはGoogleスプレッドシートの、1つのアカウントで複数の端末から使用できるというメリットを活かした使い方です。
スプレッドシートの機能には、ToDoリストがあります。例えばPCから作成したToDoリストを、スマホやタブレットからも確認できるということ。その逆も同じですね。
ToDoアプリは色々と存在しますが、複数のPCやスマホと連携させるのって結構面倒に感じませんか？スプレッドシートなら連携させる手間はなく、使いたい端末でスプレッドシートを開き同じGoogleアカウントでログインするだけと、とても簡単です。
仕事の作業を複数人で共有できる
複数人でデータを共有・編集できるというスプレッドシートの強みは、仕事の作業でも大きく活かせます。
アンケート集計やデータの作成など、ビジネスシーンにおいて複数のことを同時進行できればいいのに、と感じることもあると思います。そんなときは、スプレッドシートのリアルタイムで複数人と編集作業を進められる機能を活かしましょう。
例えば1人が集計結果を入力している間に、もう1人が別の集計結果を入力するなど。欲しい情報を全て同時に得られれば、仕事の効率化にも繋がりますよね。
ビジネスの役に立つ！Googleスプレッドシートを使いこなそう！
Googleスプレッドシートは、無料とは思えないほど充実した機能と便利な使い勝手。初心者さんでも難しい操作はなく、とても使いやすいんですよ。Googleアカウントさえれば誰でも使えますから、ぜひ今日からあなたもGoogleスプレッドシートをお仕事で活かしてみてはいかがでしょうか。
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